定例会議をしよう

会議を設定する際にはそこに集まる人的コストを算出し、そのコストを支払ってまで話し合うことかどうか、を常に意識する必要がありますが、一方で顔を合わせる機会が減ると「聞いてみようと思っていたささいなこと」がコミュニケーションから落ちてしまいがち。

致命的に影響があるわけではないけれど、「こういうことできたりしないかな？」「あれってどういう狙いなの？」のような小さいけれど共有して／されておくことで後々の業務にじわじわ響いてくるような細かい情報というのは、意外と多かったりしませんか。

話が少し逸れますが、いわゆる「喫煙所コミュニティ」のようなものって、こういう「小さいけれど重要な情報」が細かに交換できる場として機能するケースもあり、タバコを吸わないわたしは喫煙者がうらやましいなと思うことがあります。

では「定期的に顔を合わせて状況の共有をしましょう」ということで、いつもどおりの定例会議を執り行えばよいのかというと、それもまたNOなわけで、個人的におすすめしたい定例会議のスタイルを今回ご紹介してみたいと思います。

「朝」「立ったまま」「5分だけ」がコツ

以前、かかわっていた中規模プロジェクトではメンバーの数が多く、エンジニア、ディレクター、セールスと役割もバラバラだったため、時間を取ることが難しくなってしまったため、「定例会議はなくそう！ぜんぶオンラインでやろう！」という試みをしたことがありました。

確かに事前に作ってきた資料を持ち寄って、そこに書いてある数字――売り上げ進捗であったり、開発進捗であったり――を読み上げるだけの会議は不要だったのですが、顔を合わせなくなってしまうことで、今度は「今、誰が、どんなことをやっていて、どんな状態なのか」が見えにくくなり、全員がそれなりのタスクを抱えているため、メンバーそれぞれが遠慮して「なんとなくほかの人に話しかけにくい」状態に陥ってしまったのです。

そこで緊急対処として実施したのが、「朝イチ定例」でした。

朝、始業時間になったら全員が規定の場所に集まり（会議室などは取らず、「Aさんの席のあたり」というレベル）輪を作るように立った状態で、「昨日までで終わったこと」「今日やるつもりのこと」「みんなの前で共有しておきたいこと」の3つを全員が言う、というスタイル。資料もなし。フリーハンドでこの3つだけをパッと言って問題なければすぐ解散し、業務に入ります。

このスタイルのメリットは、全員の「今、自分は何をしているのか」が明確になり、それを周囲にも同時に共有できることでした。また、マネジメント側としては毎朝同じ時間にメンバーの顔と声に接するので、「今日はちょっと元気がないな」「このところ疲れてるな」というのが察知しやすくなるメリットもありました。

もちろん特例はあって、前日にトラブル対応などで深夜残業をした人などに参加を強要したりはせず、いっしょに担当しているメンバーが代わりに発表するようにしていました。このルールも、同じ業務を担当しているメンバー同士で「あの人は今これをやってる」が把握できるようになるという、思わぬ副産物を産んでくれました。

やることよりやらないことを決めよう

この経験をもとにおすすめしたいのは、「定例会議とは、過去を共有して終わるのではなく、過去を元に、これからを話し合う場所である」と意識してほしいということ。

仕事をしていく上で常に状況は変わりますし、メンバーそれぞれが不確定要素を抱えています。その不確定要素同士がぶつかってハプニングが起きたとしても、すぐに微調整できるように目を配る、その情報収集をするのが会議の目的です。

さらにマネジメントレイヤーとしては各メンバーが業務の優先度を誤って設定してしまったときに、早めにフォローすることも重要で、朝イチ定例で「今日これをやろうと思っている」が共有されていれば、違和感を覚えたときに「それってなんで今やるんだっけ？」とすぐ確認することができます。

何より一番大切なのは、「あれもやれ、これもやれ」ではなく、「これだけは今日絶対にやり終える」ことは何かを適正に割り振ってあげること。もし「これだけは」までに絞れていないなら、そのタイミングですぐに優先度の振り分け直しをしてあげることです。

真面目なメンバーほど業務を抱えて、全部を同時に進めようとしてしまいがちですが、上司が「それは今やらなくていい」とジャッジすることで手を離せることも多いように感じます。

最後にもう1度まとめると、「朝イチ定例会議」のポイントとしては、

・過去の共有ではなく、過去をもとにこれからを話し合う場にすることを意識する
・「今日、自分が何をやるべきか」を各自が明確に見えている状態にし、共有する
・メンバーが設定している優先度にズレを感じたらすぐに状況の確認をする

の3点。これをやるだけでも「毎日ちゃんと前進している」手応えが感じられ、モチベーションの維持にもつながるのではないかと思います。

「今日やらないこと」を決めるため、朝イチ定例会議、ぜひ試してみてもらいたいと思います。

イラスト：マツナガエイコ

SNSシェア

• シェア
• Tweet